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Pres­se­infor­ma­tion: Aus­la­gern statt sel­ber machen

Unter Beach­tung ein­fa­cher Kri­te­rien Out­sour­cing opti­mal gestal­ten

Bre­men im August 2019. Immer grö­ßere Daten­men­gen, ver­mehr­ter Ein­satz digi­ta­ler Pro­zesse sowie Anfor­de­run­gen an Com­pli­ance, Ver­füg­bar­keit, Ska­lier­bar­keit und Sicher­heit stel­len Unter­neh­men beim Manage­ment ihrer IT-Umge­bung vor zum Teil große Her­aus­for­de­run­gen. Denn eine funk­tio­nie­rende IT-Infra­struk­tur ist zwar not­wen­dig für rei­bungs­lose Abläufe im Unter­neh­mens­all­tag, doch geht der interne Auf­bau von Hard­ware und Soft­ware mit hohen Kos­ten ein­her und benö­tigt ein hohes Maß an Fach­wis­sen. Auch der stän­dige Ein­satz von Fach­per­so­nal ver­ur­sacht hohe Aus­ga­ben. Längst hat sich Out­sour­cing an ent­spre­chende Dienst­leis­ter hier bewährt. „Neh­men Unter­neh­men externe Leis­tun­gen in Anspruch, pro­fi­tie­ren sie von umfas­sen­dem Ser­vice und Know-how, spa­ren Kos­ten und mini­mie­ren Risi­ken“, weiß Tor­ben Belz, Geschäfts­füh­rer der PLUTEX GmbH aus Bre­men, und ergänzt: „Doch viele Unter­neh­men scheuen die­sen Schritt noch immer, weil sie Angst haben, dass das Out­sour­cing nicht rei­bungs­los ver­lau­fen und in der Folge zu vie­len wei­te­ren, mög­li­cher­weise lang­fris­ti­gen Pro­ble­men füh­ren könnte.“

Wer die Wahl hat …

Out­sour­cing gibt es in unter­schied­li­chen Vari­an­ten. Wird nur Soft­ware gemie­tet und ver­wal­tet, fällt dies unter SaaS, Soft­ware as a Ser­vice oder on demand. Im Fall von Hard­ware­mie­tung han­delt es sich um HaaS, Hard­ware as a Ser­vice. Ope­ra­tio­nal Ser­vices hin­ge­gen bezeich­nen externe Fach­kräfte, die gemie­tet wer­den, um sich vor Ort um die IT-Infra­struk­tur zu küm­mern. „Bei all die­sen Vari­an­ten ist zu beden­ken, dass sie nur ein Teil­ge­biet abde­cken“, merkt Tor­ben Belz an. Im Fall von SaaS fal­len Kauf, Auf­bau und Ver­wal­tung der Hard­ware­um­ge­bung folg­lich wie­der im Unter­neh­men selbst an, was mög­li­cher­weise ent­spre­chen­des Per­so­nal bin­det. Bei Ope­ra­tio­nal Ser­vices steht bei­spiels­weise die Frage im Raum, was pas­siert, wenn Aus­fälle außer­halb der Arbeits­zeit auf­tre­ten oder der externe Ange­stellte im Urlaub ist. Abge­se­hen davon, fal­len auch hier Anschaf­fung und Ver­wal­tung von Hard­ware und Soft­ware intern an. Umfas­sen­den Ser­vice bei Hard­ware, Soft­ware und Per­so­nal bie­ten Ser­vice Pro­vi­der, die mit Netz­werk­auf­bau, Hos­ting, Cloud, Colo­ca­tion und Ser­ver­ma­nage­ment all diese Aspekte gebün­delt anbie­ten.

Indi­vi­du­ell und umfas­send lau­ten die Zau­ber­wör­ter

Opti­ma­les Out­sour­cing ist folg­lich kein Hexen­werk, son­dern steht und fällt mit dem ers­ten Schritt – der Pla­nung. Hier sollte der Dienst­leis­ter sehr aus­führ­li­che und detail­lierte Fra­gen zum Unter­neh­men stel­len. Zum Bei­spiel was für Daten oder Pro­zesse ver­wal­tet wer­den und in wel­chen Men­gen. Wer­den per­so­nen­be­zo­gene Daten ver­wal­tet, muss das Rechen­zen­trum inner­halb Euro­pas lie­gen, um die daten­schutz­recht­li­chen Bestim­mun­gen zu erfül­len. Bei der Wahl des Anbie­ters gilt es hier eben­falls dar­auf zu ach­ten, dass die­ser über eine TÜV-Zer­ti­fi­ka­tion bei der Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit ver­fügt. Sol­che exter­nen Rechen­zen­tren wer­den in regel­mä­ßi­gen Abstän­den Prü­fun­gen im Hin­blick auf Qua­li­tät, Leis­tung und Sicher­heit bei der Daten­ver­wal­tung unter­zo­gen. Zu einer detail­lier­ten Pla­nung gehört wei­ter­hin, die indi­vi­du­el­len Kun­den­be­dürf­nisse im Detail abzu­klä­ren und dem Kun­den ein doku­men­tier­tes Kon­zept zur schritt­wei­sen Aus­la­ge­rung von IT-Ser­vices und Hard­ware an die Hand zu geben. Dabei soll­ten mög­li­che regel­mä­ßige Last­spit­zen pro­gnos­ti­ziert wer­den, um die Rechen­leis­tung sinn­voll kon­so­li­die­ren zu kön­nen und so Kos­ten ein­zu­spa­ren. Auch die indi­vi­du­el­len Anfor­de­run­gen an die IT-Sicher­heit soll­ten im Vor­feld abge­spro­chen wer­den. „Für eine rei­bungs­lose Aus­la­ge­rung der Ser­ver­land­schaft ist zu klä­ren, wel­che IT-Pro­zesse, Netz­werk- und E‑Mail-Dienste auf den aus­ge­la­ger­ten Ser­vern lau­fen sol­len, wie der sichere Zugriff aus­sieht und wie die lang­fris­tige Pflege und der Betrieb der Ser­ver hin­sicht­lich Moni­to­ring, Back­ups sowie Update- und Patch­ma­nage­ment erfolgt“, erklärt Tor­ben Belz. Alle sicher­heits­re­le­van­ten Fra­gen müs­sen auf­ge­führt und im Ver­trag fest­ge­hal­ten wer­den. Auf Basis der Infor­ma­tio­nen über­legt sich der Ser­vice Pro­vi­der mög­li­che Pro­blem­sze­na­rien und erstellt schon im Vor­feld kon­krete Hand­lungs­pläne.

Mess­bare Kri­te­rien machen den Unter­schied

Damit das Out­sour­cing opti­mal abläuft, gilt es jedoch nicht nur den Dienst­leis­ter gut über das eigene Unter­neh­men zu infor­mie­ren. Anders­herum sollte der Dienst­leis­ter auch kon­kret über eigene Refe­ren­zen infor­mie­ren kön­nen. Dazu zäh­len bei­spiels­weise kon­krete Pro­jekt­er­fah­run­gen, Anga­ben zu den Reak­ti­ons­ge­schwin­dig­kei­ten im Fall eines Pro­blems, im Fall einer Colo­ca­tion eine Vor-Ort-Bege­hung mit Infor­ma­tio­nen zu Brand­schutz und Zutritt sowie Anga­ben zum Com­pli­an­ce­ma­nage­ment, zu Sicher­heit und Ähn­li­chem. „Mit­hilfe von Ser­vice Level Agree­ments hal­ten wir für unsere Kun­den klar defi­nierte und mess­bare Auf­ga­ben, Anfor­de­run­gen und Maß­nah­men an uns und von uns fest“, sagt Tor­ben Belz. So legen Ser­vice Pro­vi­der und Kun­den fest, wel­che Leis­tun­gen für die ver­ein­bar­ten monat­li­chen Kos­ten zur Ver­fü­gung ste­hen. „Nach­weis­bar wird dies anhand regel­mä­ßi­ger Audits, mit denen unsere Kun­den trans­pa­rent über alle Akti­vi­tä­ten rund um ihre Ser­ver-Infra­struk­tur, wie Back­ups, Updates oder Migra­tio­nen infor­miert wer­den.“ Wer sich also beim Out­sour­cing zu Beginn genau infor­miert und Dienst­leis­ter nach den genann­ten Kri­te­rien prüft, kann bei einer Aus­la­ge­rung sei­ner IT-Infra­struk­tu­ren an ein exter­nes Rechen­zen­trum einen rei­bungs­lo­sen Ablauf erwar­ten und ent­spre­chend von der Unter­stüt­zung pro­fi­tie­ren.

Wei­tere Infor­ma­tio­nen unter www.plutex.de

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PLUTEX GmbH
Die PLUTEX GmbH ist ein auf Ser­ver­ma­nage­ment, Netz­werke, Hos­ting und Colo­ca­tion spe­zia­li­sier­ter Mana­ged Ser­vice Pro­vi­der (MSP) mit eige­nen zer­ti­fi­zier­ten Rechen­zen­tren in Bre­men und Bie­le­feld. Das Ange­bot umfasst Mana­ged IT-Ser­vices, Cloud- und Sto­rage-Lösun­gen, (Web-)Hosting, Ser­ver-Housing, A/SDSL- und Richt­funk-Ver­bin­dun­gen, Back-up- sowie Archi­vie­rungs­dienst­leis­tun­gen. Alle Lösun­gen wer­den fle­xi­bel und indi­vi­du­ell nach Anfor­de­run­gen der Kun­den auf­ge­baut. Die Rechen­zen­tren arbei­ten mit maxi­ma­ler Ener­gie­ef­fi­zi­enz und bie­ten ein leis­tungs­fä­hi­ges und schnel­les Back­bone-Netz mit Kno­ten­punk­ten und direk­tem Zugang zu allen wich­ti­gen Car­ri­ern. Ein mehr­stu­fi­ges Sicher­heits­kon­zept, jähr­li­che TÜV-Süd-Audits sowie ein Daten­schutz­be­auf­trag­ter sor­gen für umfas­sende Sicher­heit und Kon­trolle von Daten und Ser­vern. Die Rechen­zen­tren tra­gen sowohl für die IT- und Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit (ISO/IEC 27001) als auch für das Qua­li­täts­ma­nage­ment (ISO/IEC 9001) den offi­zi­el­len TÜV-Süd-Stem­pel.

Pres­se­kon­takt: Borg­meier Public Rela­ti­ons, Lilian Lehr-Kück / Vera Kem­me­sies, Am Saat­moor 2, 28865 Lili­en­thal, Tel.: 04298–4683-26/-25, Fax: 04298–4683-33, E‑Mail: lehr@​borgmeier.​de / kemmesies@​borgmeier.​de

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