Digi­ta­li­sie­rung, was bedeu­tet das überhaupt?

Der Begriff Digi­ta­li­sie­rung ist einer der größ­ten The­men in unse­rer Zeit. Dabei ken­nen wir den Ein­satz von Infor­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie in Unter­neh­men schon seit über 50 Jah­ren. Und eins muss vor­weg genom­men wer­den: Digi­ta­li­sie­rung ist keine ein­ma­lige Maß­nahme, son­dern ein stän­di­ger Pro­zess der Erneue­rung und Ver­än­de­rung. Wel­che Stra­te­gie ein Unter­neh­men ent­wi­ckelt, um die­sen Pro­zess zu mana­gen, ist ein geson­der­tes Thema, bei dem wir gerne unter­stüt­zen.

Jedes Unter­neh­men hat eine end­li­che Anzahl von Pro­zes­sen, die unter­schied­lich stark von Soft­ware unter­stützt wer­den. Im Grunde ent­spricht der Digi­ta­li­sie­rungs­grad eines Unter­neh­mens der Summe der Digi­ta­li­sie­rungs­grade sei­ner Prozesse.

Zur Ver­deut­li­chung und bes­se­ren Ein­ord­nung wer­den die Grade der Digi­ta­li­sie­rung von Unter­neh­men in ver­schie­dene Stu­fen ein­ge­teilt. Die Stu­fen reprä­sen­tie­ren die Ent­wick­lung vom voll­stän­dig ana­lo­gen hin zum voll­stän­dig digi­ta­len Unternehmen.

Stufe 0: Manu­elle Pro­zesse ohne IT

Ein Unter­neh­men der Stufe 0 braucht keine IT. Alle Pro­zesse lau­fen manu­ell. Auch in der Kom­mu­ni­ka­tion nach außen ver­lässt man sich auf das gespro­chene Wort und den hand­ge­schrie­be­nen Brief. Die Buch­füh­rung exis­tiert nicht oder wird wie frü­her von Hand in ein Buch geschrie­ben. Die Pro­duk­tion ist eine reine Manu­fak­tur, alles wird von Hand gemacht.

Stufe 1 der Digi­ta­li­sie­rung: Erste Schritte im com­pu­ter­ge­stütz­ten Arbeiten

In Stufe eins arbei­ten Unter­neh­men in ers­ten Berei­chen mit einem Com­pu­ter. In der Regel sind das die Buch­hal­tungs­ab­tei­lun­gen, weil hier die elek­tro­ni­sche Daten­ver­ar­bei­tung die größ­ten Vor­teile bie­tet. Außer­dem ist die Soft­ware in der Regel sehr ein­fach auf­ge­baut, da nur Lese- und Schrei­b­ope­ra­tio­nen durch­ge­führt wer­den müssen.

Daten wer­den ver­wal­tet, aber noch nicht im grö­ße­ren Stil wei­ter ver­ar­bei­tet. In der Pro­duk­tion wird auch Soft­ware zur Steue­rung von Maschi­nen ein­ge­setzt, aber auch diese Soft­ware ist sehr rudi­men­tär, da sie in der Regel ein­fachste Steu­er­be­fehle aus­führt. Die Kom­mu­ni­ka­tion im Unter­neh­men läuft schrift­lich per Brief oder per Tele­fon ab.

Stufe 2 der Digi­ta­li­sie­rung: : Ein­satz von Infor­ma­ti­ons­sys­te­men und Aus­wer­tung von Daten

Hier wird die Daten­ver­ar­bei­tung nun kom­ple­xer, da jetzt auch zuneh­mend mehr Logik in die Soft­ware ein­ge­baut wird. Buch­hal­tungs­pro­gramme füh­ren kom­plexe Berech­nun­gen durch. Durch soge­nannte Manage­ment Infor­ma­ti­ons­sys­teme wer­den betriebs­wirt­schaft­li­che Daten ver­dich­tet und aus­ge­wer­tet. In der Pro­duk­tion kön­nen Maschi­nen kom­ple­xere Pro­zess­schritte durchführen.

Die Kom­mu­ni­ka­tion erfolgt zuneh­mend per E‑Mail, wenn auch auf Papier nicht ver­zich­tet wer­den kann. In jeder Abtei­lung steht ein Dru­cker. Wer­bung erfolgt mit Print­mit­teln, aber auch mit klas­si­schen elek­tro­ni­schen Medien wie TV und Radio. Arbeits­plätze wer­den zuneh­mend mit PCs aus­ge­stat­tet, der IT Betrieb instal­liert die not­wen­dige Soft­ware. Das Unter­neh­men pflegt eine sta­ti­sche Web­site zur Dar­stel­lung im Internet.

Stufe 3 der Digi­ta­li­sie­rung: Die Inter­net-Tech­no­lo­gie erhält Einzug

Die Inter­net­tech­no­lo­gie hält Ein­zug in das Unter­neh­men. Alle Mit­ar­bei­ter haben Zugang zu einem Per­so­nal Com­pu­ter. Jede Abtei­lung ver­wen­det Soft­ware zur Kom­mu­ni­ka­tion, zum Bei­spiel Por­tale zur Ver­tei­lung von Infor­ma­tio­nen im Unter­neh­men, aber auch zur Unter­stüt­zung ihrer inter­nen Pro­zesse. Das Unter­neh­men besitzt eine Web­site, über die sie mit Kun­den kom­mu­ni­zie­ren kann.

Ein CRM-Sys­tem ver­wal­tet alle Kun­den­da­ten. Infor­ma­tio­nen auf Papier wer­den aber nicht sel­te­ner, da zusätz­lich immer noch alles aus­ge­druckt wird. In der Pro­duk­tion und auch in der Lie­fer­kette wird alles mit­tels Soft­ware orga­ni­siert. Weite Teile der Pro­duk­tion sind auto­ma­ti­siert. Der IT-Betrieb orga­ni­siert sich zen­tral, Soft­ware wird ent­we­der als Brow­se­r­ap­pli­ka­tion oder per Fern­in­stal­la­tion bereitgestellt.

Pla­nun­gen erfol­gen in den Abtei­lun­gen per Soft­ware, zum Bei­spiel mit einem Mar­ke­ting­pla­nungs-Tool für Akti­vi­tä­ten und Kam­pa­gnen im Mar­ke­ting. Ent­schei­dun­gen in den Abtei­lun­gen wer­den zuneh­mend daten­ge­stützt getrof­fen (bei­spiels­weise. Mit­ar­bei­ter wird ein­ge­stellt auf­grund des bes­se­ren Pro­fils). Mee­tings fin­den in der Regel an einem gemein­sa­men Ort oder per Tele­fon statt.

Stufe 4 der Digi­ta­li­sie­rung: Erste Auto­ma­ti­sie­rungs­schritte in ein­zel­nen Abteilungen

Abtei­lungs­in­terne Abläufe wer­den voll­stän­dig per Soft­ware gesteu­ert, bei­spiels­weise über ein Ticket­sys­tem. Jeder weiß, wann wer was zu tun hat. Das ermög­licht eine hoch­gra­dige Ver­net­zung und Agi­li­sie­rung des Unternehmens.

Wis­sen wird stän­dig über Wis­sens­ma­nage­ment-Sys­teme exter­na­li­siert. Ein­zelne Abläufe sind auch schon hoch­gra­dig auto­ma­ti­siert, z.B. bucht die Buch­hal­tung auto­ma­tisch mit einer Feh­ler­quote von unter einem Prozent.

Abschaf­fung der “Infor­ma­ti­ons­in­seln”: Abtei­lungs­in­terne Sys­teme wer­den mit­ein­an­der ver­netzt, sodass sie auto­ma­tisch Daten aus­tau­schen kön­nen. Jede Abtei­lung stellt dafür einen oder meh­rere Soft­ware-Ser­vices bereit, sodass sich andere Abtei­lun­gen daran anbin­den kön­nen. Daten von unter­schied­li­chen Abtei­lun­gen wer­den in einen Daten­hub, auch “Data Lake” genannt, zusam­men­ge­fasst, um mit Big Data-Algo­rith­men Aus­wer­tun­gen, Sze­na­rien und Pro­gno­sen errech­nen zu können.

Wer­bung erfolgt aus­schließ­lich digi­tal und per­so­na­li­siert. Bei der inner­be­trieb­li­chen Kom­mu­ni­ka­tion kom­men neue Kom­mu­ni­ka­ti­ons­for­men zum Ein­satz, bei denen die Nach­rich­ten immer The­men- oder Grup­pen­be­zo­gen zusam­men­ge­fasst wer­den. Bei der 1:1‑Kommunikation wer­den Mes­sen­ger ein­ge­setzt. Mee­tings fin­den in der Regel vir­tu­ell statt.

Ent­schei­dun­gen wer­den in die­ser Stufe in hohem Maße daten­ge­trie­ben getrof­fen. Sie wer­den dort auto­ma­ti­siert getrof­fen, wo es einen Geschwin­dig­keits­vor­teil bringt und ethisch ver­tret­bar ist. Pla­nun­gen wer­den ver­ein­zelt von Soft­ware auto­ma­ti­siert erstellt. Viele Pro­zesse lau­fen auto­ma­tisch und wer­den per Soft­ware überwacht.

Stufe 5 der Digi­ta­li­sie­rung: Das digi­tale Unternehmen

Hier ist das Unter­neh­men voll­stän­dig digi­tal. Alle Pro­zesse lau­fen kom­plett daten­ge­trie­ben. Das Unter­neh­men “errech­net” aus Ziel­vor­ga­ben (Para­me­tern) eine über­grei­fende Pla­nung. Die Soft­ware greift dabei auf gelernte Mus­ter zurück, die sie über Jahre gelernt hat. Stra­te­gie­vor­ga­ben wer­den dabei ebenso berück­sich­tigt wie öko­no­mi­sche Rah­men­be­din­gun­gen und aktu­elle Markt­trends. Über Soft­ware hat das Unter­neh­men Zugriff auf alle Kanäle im Inter­net und nutzt diese Daten­ba­sis, um Trends abzuleiten.

Die Pro­duk­tion ist voll­stän­dig auto­ma­ti­siert. Selbst für War­tungs­auf­ga­ben wer­den Robo­ter ein­ge­setzt. Die Kom­mu­ni­ka­tion mit Kun­den wird voll­stän­dig auto­ma­tisch über soge­nannte Chat­bots durch­ge­führt. Die Wer­bung wird per­so­na­li­siert und auto­ma­ti­siert in die Social Media-Kanäle ein­ge­spielt und als Anzei­gen in Ad-Kam­pa­gnen geschaltet.

Ent­schei­dun­gen wer­den auf Basis von gelern­ten Mus­tern und vor­ge­ge­be­nen Regeln voll­stän­dig auto­ma­ti­siert getrof­fen. Dabei kann der Com­pu­ter Hun­derte von Para­me­tern in die Ent­schei­dung ein­flie­ßen las­sen. Da kann selbst das viel­be­schwo­rene Bauch­ge­fühl eines Men­schen nicht mit­hal­ten. Die Ent­schei­dun­gen wer­den auto­ma­tisch zur Ver­fol­gung voll­stän­dig protokolliert.

Die Beschaf­fung erfolgt voll­stän­dig auto­ma­tisch, indem die benö­tig­ten Güter und Dienst­leis­tun­gen auf spe­zi­el­len Bie­ter­platt­for­men nach­ge­fragt wer­den und dann die Soft­ware die ver­schie­de­nen Ange­bote bewer­tet und ent­schei­det. Dabei wer­den in der Pro­duk­tion auch schon Aus­fälle von Maschi­nen pro­gnos­ti­ziert und dar­auf z.B. der Ersatz­teil­be­darf ermittelt.

Soft­ware­pro­zesse wer­den ebenso wie Maschi­nen per­ma­nent auto­ma­tisch über­wacht. Dabei wer­den alle rele­van­ten Para­me­ter erfasst. Durch das stän­dige Ler­nen kom­men auch Neue hinzu. Bei Abwei­chun­gen wer­den Pro­zesse in Gang gesetzt, die auto­ma­tisch die Ursa­chen besei­ti­gen (sog. Self­he­al­ing), bei­spiels­weise durch einen Neu­start eines Systems.

Ist die Stufe fünf für ein Unter­neh­men erreicht, dann wer­den Effi­zi­enz und Pro­duk­ti­vi­tät des Unter­neh­mens fast aus­schließ­lich durch die Opti­mie­rung der Soft­ware bestimmt. Da Hard­ware oder Maschi­nen für alle Unter­neh­men iden­tisch beschafft wer­den kann, stellt sie kein Dif­fe­ren­zie­rungs­merk­mal im Wett­be­werb dar. Die Pro­gram­mie­rung der Maschi­nen bringt den nöti­gen Vorsprung.

Der ent­schei­dende Wett­be­werbs­fak­tor wird aber die Krea­ti­vi­tät sein, mit der ein Unter­neh­men neue Inno­va­tio­nen schafft und sich somit vom Wett­be­werb abhe­ben kann.

Ermit­teln Sie den digi­ta­len Rei­fe­grad Ihres Unternehmens

Diese Ein­stu­fung kann und soll dabei hel­fen, dass Sie ihr Unter­neh­men bes­ser in ver­schie­dene Digi­ta­li­sie­rungs­grade ein­tei­len kön­nen. Eine Selbst­ein­schät­zung anhand der Stu­fen kann auch wich­tige Hin­weise und bes­ten­falls Maß­nah­men für die eigene Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie zu Tage för­dern. Bis zum voll­stän­dig auto­no­men Unter­neh­men wird es sicher noch dau­ern – es scha­det aber nicht, sich schon heute mit die­ser Vision aus­ein­an­der zu setzen.

Wir als PLUTEX unter­stüt­zen Sie gerne bei der Digi­ta­li­sie­rung mit unse­ren Dienst­leis­tun­gen und Pro­duk­ten und, selbst­ver­ständ­lich, unse­rer Erfah­rung aus etli­chen Pro­jek­ten. Spre­chen Sie dazu direkt Herrn Hül­se­meyer per E‑Mail: ohu@​plutex.​de oder Tele­fon: 0800 100 400 827 an oder kon­tak­tie­ren Sie uns über unser Kon­takt­for­mu­lar.